Como consolidar uma cultura de acompanhamento e feedback na administração municipal

mar azul junto com areia branca e prédios da cidade ao fundo

Foto: Wikipedia

Introdução

Os municípios participantes da Jornada de Transformação da Gestão de Pessoas se propuseram a desenvolver projetos que buscassem valorizar, engajar e desenvolver os servidores de suas prefeituras. O objetivo central foi promover a co-criação de projetos pilotos que trouxessem inovação para a gestão de pessoas no setor público para que servidores possam se tornar agentes da mudança nas suas administrações e assim gerar melhorias nos serviços para a população. Durante oito meses, as equipes se encontraram semanalmente para trabalhar intensamente a fim de reconhecer a importância do trabalho desenvolvido pelo servidor, e principalmente, colocá-lo no centro da gestão pública. Afinal, governo é feito por pessoas, e para transformar a gestão pública, precisamos pensar nas pessoas que fazem as coisas acontecerem!

E, para dar sequência aos projetos-pilotos da Jornada de Transformação da Gestão de Pessoas para a semana do servidor da plataforma Rede Juntos, – confira aqui se você perdeu o primeiro post, falando sobre o laboratório de inovação de Campinas – agora é a vez de falarmos sobre o projeto de Fortaleza (CE), que durante a Jornada trabalhou para promover a consolidação da cultura de acompanhamento de feedback no município.

Diagnóstico e desafios iniciais

A fim de melhorar o clima organizacional da instituição e das equipes, e consequentemente criar um ambiente de trabalho seguro e que mantenha os servidores engajados, a equipe de Fortaleza realizou uma pesquisa de campo para tentar encontrar possíveis soluções que os levassem a atingir o objetivo mencionado. Para isso, os integrantes da equipe conversaram com os servidores públicos da administração municipal e puderam identificar que a falta da qualidade do ambiente de trabalho era por conta de fatores, dentre os quais:

  • Os servidores estavam desmotivados por causa de uma ausência de orientação dos seus superiores;
  • Muitos conflitos eram facilmente resolvíveis, mas acabavam crescendo por não serem tratados;
  • Os servidores acumulavam insatisfações;
  • E, havia muitos ruídos de comunicação.

Sendo assim, a equipe de Fortaleza se reuniu durante oito meses, período de duração da Jornada, para elaborar soluções, testar e implementar um projeto que pudesse promover clareza na execução das atividades, melhoria na resolução de questões pontuais, aumentar o engajamento no planejamento das atividades, criar um ambiente de trabalho seguro e instigante, além de requentar o propósito do trabalho do servidor público para que ele se sinta parte da instituição pública e reconheça o valor do seu trabalho. Foi através de todo esse processo, que nasceu o projeto de Cultura de Acompanhamento e Feedback dentro da prefeitura municipal de Fortaleza (CE).

Desenvolvimento e metodologia

O desenvolvimento do projeto de Cultura de Acompanhamento e Feedback da prefeitura de Fortaleza passa por sete fases para sua execução completa. Sendo elas:

  1. Realização de cursos para gerentes e servidores sobre “Feedback no dia a dia”;
  2. Encontro inicial para ambientação da equipe na cultura de feedback;
  3. Levantamento de metas prioritárias da instituição e internas;
  4. Reunião com todas as equipes do setor para planejamento do ciclo de trabalho;
  5. Realização de reuniões semanais entre a equipe de cada célula;
  6. Reunião final de retrospectiva;
  7. Planejamento do próximo ciclo de acordo com os pontos de melhoria levantados

Quer fazer a sua Jornada de Transformação da Gestão de Pessoas assim como o município de Maceió? Acesse agora a trilha de conhecimento da Jornada. 

Entregas, resultados e impactos

Depois da implantação deste piloto, a equipe de Fortaleza se reuniu para observar as entregas e os resultados obtidos, e perceberam que algumas iniciativas tomadas desencadearam em respostas positivas por parte dos servidores, como por exemplo:

  • Engajamento e interesse no projeto dos gestores da Coordenadoria de Gestão de Pessoas (COGESP) nos encontros semanais;
  • Formação de lideranças;
  • E, execução de reuniões de rotina dos gestores com as equipes.

Com pouco tempo de implementação, os impactos gerados pelo piloto ainda são limitados. De todos os impactos gerados até agora, o mais importante foi o reconhecimento dos gestores como peças chaves no processo de implementação da cultura de feedback, e isto só foi possível através da formação deles para estarem alinhados com o objetivo do projeto.

Sustentabilidade

Para que o piloto continue gerando impactos positivos para a prefeitura, a equipe de Fortaleza já definiu quais serão os próximos passos que deverão ser tomados para a continuidade do programa, são eles:

  • Concluir o processo de formação dos gestores na temática do feedback;
  • Colocar o relacional e o comportamental na abordagem da metodologia;
  • Investir em um diagnóstico mais aprofundado para conhecer a realidade do ambiente organizacional.

Além disso, também foram estabelecidas metas de médio, curto e longo prazo para que haja uma sustentabilidade do projeto de Cultura de Acompanhamento e Feedback do município.

A. Curto Prazo

Os objetivos estipulados para serem concluídos em até 6 meses são:

  • Prospectar instrumentos de diagnósticos da ambiência organizacional;
  • Realizar diagnósticos mais aprofundado para conhecer a realidade do ambiente organizacional;
  • Mapear o nível de conhecimento e maturidade dos servidores envolvidos em relação ao tema engajamento.

B. Médio Prazo

Em um período de até 1 ano, ficou estabelecido que ações como:

  • Criar um manual de ritos com foco nos aspectos relacional e comportamental;
  • Gerar e percorrer as trilhas de desenvolvimento com base no resultado do mapeamento.

C. Longo Prazo

Já as ações que passam da temporalidade de 1 ano para execução, encontram-se:

  • Mensurar os resultados coletados.

Replicabilidade: dicas e aprendizados

Gostou da iniciativa e quer replicá-la no seu território? A Rede Juntos separou algumas dicas que podem te auxiliar na replicabilidade do projeto com a ajuda de mentores da rede da Comunitas. No caso de Fortaleza, os conselhos vieram da Márcia Moralez, coordenadora de gestão de pessoas da Prefeitura de São Paulo (SP), e da Maria Muniz, Superintendente Central de Política de Recursos Humanos, da Secretaria de Planejamento e Gestão do Estado de Minas Gerais. Confira!

Dica-1: Preparar os gestores para o processo de feedback é fundamental. Muitas vezes não se está preparado para usar esse momento de forma construtiva e para pensar não só no que não deu certo, mas em como aprimorarmos e o que pode ser melhor desenvolvido.

Dica-2: Um feedback desassociado do processo de avaliação de desempenho é interessante, pois permite que sejam tratadas questões mais sensíveis como assédio moral, questões de gênero e inclusão social e, com isso, aprimorar as relações da equipe.

Dica-3: Como próximos passos, é possível pensar como tornar esse feedback mais amplo. Ou seja, um servidor não receberia somente feedback da sua chefia e equipe imediata, mas também de outros atores com quem ele tem contato na sua atuação.

A equipe da Prefeitura de Fortaleza também contou os aprendizados que eles tiveram durante o ciclo da Jornada e que podem não só ajudar, mas também preparar você, gestor, e sua equipe a implementarem a cultura de feedback no seu estado ou município. Veja abaixo:

  • É necessário definir o planejamento estratégico num nível de conhecimento maior e para todos da secretaria. Aqui a dica é: inclusão. É muito importante que os gestores compartilhem com suas equipes o planejamento estratégico definido para que possam ter previsibilidade nas ações que serão demandadas à elas.
  • Identificou-se a importância de privilegiar aspectos comportamentais para buscar o engajamento. Ou seja, não se pode esquecer que o processo está sendo feito com seres humanos, e com o objetivo de colocá-los como centro da gestão de pessoas, por isso é essencial que seja identificado os padrões comportamentais da equipe para que a estratégia traçada seja eficaz.
  • O instrumento adotado (manual de ritos) para gerar o engajamento é tangencial, não impacta diretamente no alcance do objetivo. Veja que aqui o instrumento não é o mais importante para a execução do projeto, mas sim os processos que serão feitos para o alcance do objetivo.
  • A importância de estabelecer uma comunicação interna efetiva entre os gestores para que todos possam conhecer a realidade da coordenadoria. Comunicação é chave para que os trabalhos executados dentro da administração possuam bons resultados.

Por fim, não poderíamos deixar de parabenizar todo o esforço, dedicação e engajamento da equipe de Fortaleza durante a Jornada.

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