Boas Práticas

O controle da jornada de trabalho feito pela Prefeitura de Boituva era cercado de desafios, sendo o principal deles a falta de um sistema moderno e eficiente para o controle de jornada de trabalho. Muitas vezes, o registro de ponto era feito de forma manual, utilizando fichas de papel ou planilhas, o que tornava o processo suscetível a erros e falsificações. Além disso, a falta de equipamentos adequados dificultava ainda mais o controle efetivo das horas trabalhadas. Após a implementação da tecnologia de ponto facial no registro, foram observadas diversas melhorias. 

Com o sistema de controle de jornada de trabalho precário, muitas unidades da Prefeitura de Boituva, principalmente na área da saúde, não possuíam mecanismos efetivos de controle de ponto, o que abria margem para a falta de registro ou para o preenchimento incorreto das horas de trabalho. A falta de fiscalização e controle por parte da administração pública era outro problema enfrentado de forma  recorrente.

Muitas vezes, os servidores são sobrecarregados com um grande volume de trabalho, o que prejudica a devida atenção ao registro de ponto, e com a precariedade do sistema, a falta de supervisão e campanhas de conscientização sobre a importância do registro regular também contribui para diversos problemas, como pagamentos indevidos, a não realização de descontos por atraso e contabilização de horas extras devidas, ausência de registros de faltas justificadas e gastos excessivos com folha de pagamento.

Além das dificuldades mencionadas, é importante ressaltar que a falta de um registro de ponto preciso e confiável também acarretavam em problemas para os servidores, como, por exemplo, a ausência de controle adequado resulta em horas não pagas, atraso na concessão de folgas e outras irregularidades que prejudicam os direitos dos servidores, além de estimular a ausência de comprometimento com o serviço público.

Em suma, o registro de ponto na Prefeitura de Boituva, enfrentava inúmeras dificuldades e precariedades, como a falta de um sistema eficiente, a ausência de equipamentos adequados, a falta de fiscalização e a sobrecarga de trabalho. E, diante deste cenário, era necessário que medidas fossem tomadas para melhorar essa situação, proporcionando aos servidores um ambiente de trabalho mais justo e transparente.

Desde o ano de 2021, o Departamento de Recursos Humanos iniciou um estudo para conhecer as melhores tecnologias e formas de registro ponto, e, no fim de 2022 conheceu o sistema de registro com ponto facial.

Nesse período o Departamento realizou o teste com diversas empresas de tecnologia com ponto facial, pelo período de 30 dias para cada uma, realizando o registro de todas as maneiras possíveis que o servidor poderia cometer no seu dia a dia. Por exemplo, maneiras como esquecimento de registro, atrasos, marcação com duplicidade, hora extra não autorizada, etc. 

O encantamento ocorreu tanto pela segurança dos dados, pela facilidade, agilidade de apuração e realmente realizar a fiscalização.

Após o processo licitatório, em 01.06.2023 iniciamos o processo de registro de ponto facial na Prefeitura de Boituva. Iniciamos com 100% dos servidores, sendo que, atualmente, contamos com aproximadamente 2572 servidores. A partir desta data, todas as outras formas foram abolidas e exclusivamente o registro ocorreu pelo reconhecimento facial.

Inicialmente, encontramos algumas dificuldades na implantação em razão não somente da novidade e da tecnologia, bem como a necessidade de assíduidade do servidor de utilizar o novo sistema.  Desafios como resistência por parte dos funcionários em aceitar a mudança, necessidade de treinamento para uso correto do sistema, custos iniciais de implantação e manutenção e problemas técnicos durante a transição também foram enfrentados.

Entretanto, a implantação de um sistema de registro de ponto facial teve vários impactos positivos para o município, incluindo maior controle sobre o tempo de trabalho dos funcionários públicos, aumento da eficiência operacional, estabelecimento de normas e padrões claros para presença e ausência, e prevenção de fraudes no registro de ponto.

O sistema implementado pela Prefeitura de Boituva atendeu a todas as necessidades do município, tais como:

• Professores com controle pela hora-aula, incluindo os trabalhos coletivos, de preparação e livre;
• Jornadas de trabalho em regimes especiais e por escalas como guarda-civil municipal, agente de trânsito, condutor de urgência e emergência;
• Controle da jornada de trabalho a distância dos motoristas e aqueles que estão ausentes do município pelo celular;
• Controle dos locais de autorização para registro do ponto;
• Limitações geográficas para os registros em celular, conforme a rota e o local em que o servidor deve estar;
• Emissão de relatórios de inconsistências;
• Controle efetivo do absenteísmo.

Em relação à economia gerada para o município, a implantação do registro de ponto facial resultou em uma melhor gestão do tempo de trabalho dos funcionários, reduzindo a ocorrência de horas extras desnecessárias ou não autorizadas.

Isso acarretou em economia direta para a administração pública no período de 01.06.2023 a 30.11.2023 em quase R$ 900.000,00 (novecentos mil reais), uma vez que os pagamentos indevidos foram evitados.

Além disso, a utilização do sistema possibilitou um monitoramento mais efetivo do cumprimento das jornadas de trabalho, o que preveniu e corrigiu situações em que funcionários se ausentaram indevidamente ou realizavam atividades não relacionadas às suas funções durante o horário de trabalho.

Esse controle mais rigoroso e a possibilidade de identificar e solucionar irregularidades contribuíram para a economia de recursos do município, tanto em termos financeiros quanto em produtividade.Ao eliminar desperdícios e melhorar a eficiência operacional, o município pode direcionar recursos para áreas prioritárias e garantir um uso mais adequado dos recursos públicos.

No entanto, a principal modificação que encontramos no dia a dia foi na motivação e engajamento do servidor. Um maior comprometimento e a melhora na auto estima daquele servidor que sempre fora comprometido, mas que em razão do sistema via alguns colegas não sofrerem consequências pelos seus atos e que iam se desmotivando por desacreditar na seriedade da Administração, o famoso “não acontece nada”.

Hoje podemos afirmar que, após a pesquisa realizada pela empresa prestadora do serviço junto aos postos de trabalho na Prefeitura de Boituva, a satisfação pelo sistema é de aproximadamente 82%.

E, por fim, o Departamento de Recursos Humanos vem mês a mês deixando sua função somente de Folha de Pagamento e realmente cuidando e dedicando-se ao principal recurso do serviço público: os servidores.