Boas Práticas

O projeto teve como objetivo modernizar os serviços prestados pela Secretaria de Meio Ambiente e Sustentabilidade do Pará (SEMAS-PA) atuando na reestruturação do modelo de gestão e acompanhamento dos órgãos envolvidos, no redesenho dos processos que são executados para entrega dos serviços prestados e no dimensionamento das equipes para execução das atividades.

Dividido em quatro frentes de trabalho, buscou-se aumentar a eficiência operacional, melhorar a governança e atender às demandas ambientais do Estado. A implementação de novas estratégias e a criação de um painel de acompanhamento em Power BI foram passos cruciais para monitorar e otimizar o licenciamento ambiental.

A solução proposta não apenas abordou problemas operacionais, mas também trouxe benefícios institucionais, como uma estrutura organizacional mais eficiente e aumento da produtividade. Além disso, a metodologia adotada para definição e desdobramento de metas, bem como o dimensionamento da força de trabalho, proporcionam uma visão clara do planejamento estratégico da SEMAS-PA.

Diversos desafios foram identificados, sendo um deles referentes aos problemas enfrentados na gestão do licenciamento ambiental como o alto número de processos com inconformidades, morosidade nas análises, baixa integração com processos complementares e falta de governança no sistema existente. Além disso, a estrutura organizacional carecia de dinamismo e integração, enquanto o dimensionamento de pessoal demandava uma análise profunda para otimizar a força de trabalho.

Como modelo de execução, optou-se por iniciar o projeto com um sprint de diagnóstico para a transformação do processo do licenciamento e da estrutura organizacional da SEMAS. Em paralelo foram coletados dados para o arredondamento das extrações referentes às metas de licenciamento e distribuição de perfis na força de trabalho, o que se provou essencial para a garantia de maior confiabilidade dos dados.

Diante dos desafios citados anteriormente, o projeto foi estrategicamente dividido em quatro frentes: aumento da produtividade, eficiência no licenciamento ambiental, reestruturação organizacional e planejamento da força de trabalho.

• A primeira frente concentrou-se no aumento da produtividade, reconhecendo a necessidade de acelerar os processos internos da SEMAS.
• A segunda frente direcionou seus esforços para a eficiência no licenciamento ambiental, reconhecendo-o como um ponto crítico para a agilidade e eficácia das operações.
• A terceira frente, a reestruturação organizacional, abordou a necessidade de uma dinâmica interna mais coesa e eficiente. Por meio de uma análise criteriosa da estrutura existente, foram identificadas áreas de aprimoramento, resultando em uma reorganização que melhorou a comunicação interdepartamental e facilitou a colaboração entre as diferentes unidades da SEMAS.
• Por fim, a quarta frente concentrou-se no planejamento da força de trabalho, reconhecendo que a capacidade da SEMAS-PA de enfrentar desafios futuros dependia significativamente da distribuição eficaz de recursos humanos. Esse aspecto incluiu uma análise profunda das competências necessárias, permitindo uma alocação estratégica de pessoal para atender às demandas específicas de cada área, fortalecendo assim a capacidade da instituição de lidar com questões ambientais de maneira abrangente e sustentável.

O processo de desenvolvimento do projeto estendeu-se ao longo de sete meses, marcado por uma abordagem que começou com a definição clara de metas estratégicas e avançou até a implementação concreta de soluções práticas. A primeira etapa envolveu a meticulosa criação de metas, delineando os objetivos específicos a serem alcançados em cada uma das quatro frentes do projeto, já citadas anteriormente.

Durante a fase de implementação, um marco significativo foi a criação de um painel de acompanhamento em Power BI, proporcionando à SEMAS uma visão holística e em tempo real de seus processos de licenciamento ambiental. A ferramenta não apenas simplificou a monitorização, mas também permitiu uma resposta ágil a desafios emergentes, consolidando assim a eficiência operacional da instituição.

A estrutura implementada congregou as seguintes melhorias para a gestão e operacionalização do trabalho na SEMAS. Houve desenvolvimento na integração entre diferentes áreas, com atribuições e fluxos de processos similares são agrupadas nas mesmas Secretarias Adjuntas, possibilitando a melhor gestão e unicidade de entendimento sobre as rotinas e demandas diárias. 

A eficiência do trabalho também foi um destaque. Com as áreas agrupadas por produtos e não mais por temáticas, a formulação de políticas e relação com os agentes do território é segregada da execução, possibilitando, inclusive, a melhor distribuição de perfis nos setores da secretaria. 

A implementação do painel de acompanhamento em Power BI permitiu um aumento na transparência e eficiência do processo de licenciamento ambiental. Como resultado direto, houve uma redução no tempo médio de concessão de licenças, agilizando consideravelmente o fluxo de trabalho da SEMAS-PA.

Esta medida não apenas reduziu os erros e retrabalhos, mas também resultou em uma economia de recursos considerável, com uma diminuição nos custos operacionais associados a esses procedimentos. 

Houve a implementação de atribuições essenciais e inexistentes, criadas na nova estrutura as respectivas áreas exclusivas responsáveis pelo acompanhamento das condicionantes das licenças, gestão de pautas estratégicas e articulação com os colegiados. 

Além disso, a modernização organizacional proporcionou um aumento notável na produtividade, com um crescimento na capacidade de processamento de demandas, fortalecendo assim a capacidade da SEMAS-PA em lidar com questões ambientais de forma mais eficaz.

O impacto mais amplo no estado do Pará foi a melhoria na gestão ambiental, refletindo-se em uma redução nos índices de desmatamento em áreas sob jurisdição da SEMAS. Esses resultados não apenas reforçam o compromisso ambiental do estado, mas também contribuem para a sustentabilidade a longo prazo da região.

Em fevereiro de 2024, a SEMAS ajustou os painéis do BI, após apropriação do trabalho gerado pelo parceiro técnico. A ideia foi ajustar a visualização para a nova realidade da secretaria após a implantação do Portal de Atos Autorizativos (projeto – fase 2) bem como a unificação de banco de dados referentes ao Licenciamento Ambiental e Outorga de Recursos Hídricos, na finalidade de garantir a melhor visibilidade dos atos emitidos nas Agendas Verde, Marrom e Azul.

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Nesse sentido, os paineis foram ajustados pela equipe de TI da Secretaria, tomando por base aqueles produzidos pela EloGroup para o Licenciamento e controle dos Passivos. Os painéis foram adequados para contemplar a totalidade dos títulos emitidos pela SEMAS. Os painéis também foram atualizados com a inserção de novos filtros para controle, incluindo status do processo e o setor em posse dos atos. A inclusão dos filtros possibilita que a Secretaria possa identificar melhor onde se concentram os processos sem movimentação e qual o status atual.